Dit is een passage uit het Bestuurders Handboek van Harmonia-Nederland.


Nederlandse Vereniging van Spiritualisten
"Harmonia"
Opgericht 27 december 1888 en ingeschreven bij de K.v.K. te Utrecht

Terug naar begin

Naar statuten


Taken van het dagelijks bestuur

uit het

Handboek Bestuurders

Nederlandse Vereniging van Spiritualisten "Harmonia"

Ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nr.: 477196

Opgericht 27 december 1888 - Wijzigingsdatum Statuten en Reglementen 1 juni 1996.


Taken Dagelijks Bestuur


Doel van deze handleiding:
Organisatie van de vereniging:
Organisatie van de afdeling:
Belang van naleving van de statuten en huishoudelijk reglement:
Werkzaamheden van de afdelings-voorzitter:
Werkzaamheden van de afdelings-secretaris:
Werkzaamheden van de penningmeester:



Doel van deze Handleiding.

Iedereen die tot bestuurder van een afdeling is gekozen, zal onbekend zijn met de werkzaamheden, die hij moet verrichten en op welke wijze hij aan de organisatie binnen onze vereniging wordt verwacht deel te nemen.
Op verzoek van de afdelingen is deze handleiding door het hoofdbestuur samengesteld.
Getracht wordt de taak van een afdelingsbestuurder duidelijker te maken en ook te verlichten.

Organisatie van de vereniging.

Het hoogste orgaan in de vereniging is de Algemene Vergadering (hierna te noemen A.V.)
Hij is samengesteld uit afgevaardigden, bij voorkeur bestuursleden van een afdeling, die per afdeling zijn gekozen.
Elke afdeling houdt twee keer per jaar (vóór 1 april en vóór 15 oktober) een ledenvergadering, waarin door de leden twee afgevaardigden en twee plaatsvervangers voor de A.V. worden gekozen.
Op de voorjaars-A.V., die in mei moet worden gehouden, legt het hoofdbestuur rekening en verantwoording af over het in het afgelopen verenigingsjaar gevoerde beleid. Tevens stelt deze A.V. de voorlopige begroting voor het komende jaar vast en benoemt deze de hoofdbestuursleden uit de kandidaten die door het hoofdbestuur en door de afdelingen zijn gesteld.
Op de najaars-A.V., die in november moet worden gehouden wordt de definitieve begroting van het jaar vastgesteld.
Ook kiest deze A.V. een verificatiecommissie.
De laatste jaren wordt er meestal maar één keer een A.V. gehouden; De afdelingen kunnen dan ook volstaan met één ledenvergadering.

Organisatie van de afdeling.

Het hoogste orgaan van de afdeling is de ledenvergadering.
Deze moet in een aantal gevallen (art.10 lid 7 afd.regl.)op een bepaalde wijze (art.10 afd.regl.) bijeen worden geroepen.
Aan de ledenvergadering legt het bestuur rekening en verantwoording af over het gevoerde beleid. De ledenvergadering moet minimaal 5 weken voor elke Algemene Vergadering plaatsvinden en wel vóór 1 april en vóór 15 oktober.

Belang van naleving van de statuten en huishoudelijk reglement.

Elke vereniging is verplicht om de rechten en verplichtingen van vereniging, A.V., afdelingsbestuur, leden en hoofdbestuur vast te leggen in statuten. Daar de statuten zijn vastgelegd in een notariële akte, kunnen ook buitenstaanders hiervan kennis nemen.
Ook zij kunnen zonodig een beroep doen op die statuten.
Afwijking van de statuten is niet geoorloofd. Bedacht moet worden, dat een dergelijke afwijking veelal meebrengt, dat de rechten van anderen onrechtmatig tekort worden gedaan.
Elke bestuurder van onze vereniging moet hetgeen in de statuten is vastgelegd ONVERKORT nakomen.
Hetgeen over de statuten is gezegd, geldt evenzeer voor het huishoudelijk reglement.
Hetgeen in deze handleiding is neergelegd, dient door elke afdeling te worden nagekomen.
Alleen met betrekking tot de gegeven richtlijnen hebben de afdelingen de vrijheid om deze al dan niet te gebruiken.
Voorwaarde blijft, dat een waardige en verantwoorde presentatie van onze levensovertuiging gehandhaafd blijft.

Hoe werkt het afdelingsbestuur.

Het bestuur van de afdeling bestaat, vastgesteld bij de statuten, uit tenminste drie meerderjarige leden. (Art.9.1)
De volgende functies zijn daaraan toegekend:

  1. Voorzitter dagelijks bestuur.
  2. Secretaris dagelijks bestuur.
  3. Penningmeester dagelijks bestuur.

Later eventueel aangevuld met een aantal bestuursleden die bijvoorbeeld de onderstaande taken zouden kunnen gaan vervullen:

  • Muziek
  • Bibliotheek
  • Boekenverkoop
  • Public Relations/Mediums
  • Algemeen bestuurslid etc.

Het bestuur doet zijn werkzaamheden overeenkomstig de statuten, huishoudelijk reglement en afspraken gemaakt in bestuursvergaderingen, opgetekend in de notulen en eventueel toegevoegd aan het huishoudelijk reglement.
Het bestuur van de vereniging is er aan gehouden de doelstellingen na te streven en te bevorderen.
Derhalve organiseert de vereniging bijeenkomsten met een spirituele inhoud, waaronder lezingen, seances etc.
Ter vergemakkelijking van de organisatie en tot uitvoering daarvan kan het bestuur werkgroepen, commissies e.d. in het leven roepen en hiermee de leden meer in de organisatie betrekken.
Werkgroepen kunnen zowel een permanent als tijdelijk karakter hebben.


Taakgerichte deelname bestuursleden aan een vergadering:

De deelnemers aan en de voorzitter van een vergadering moeten zich samen verantwoordelijk weten voor het te bereiken vergaderresultaat.
Deze gezamenlijke verantwoordelijkheid moet mede tot uiting komen in de opstelling van de deelnemers.
Van de deelnemer mag worden verwacht dat hij met kennis van zaken kan participeren in de discussie en besluitvorming.
Het tentoonspreiden van interessen of warme belangstelling is dan niet voldoende.
Iedere deelnemer moet zich volledig voorbereiden op de vergadering.
Tot de voorbereiding moet worden gerekend te behoren:

  • gedetailleerd kennisnemen van de vergaderstukken;
  • zonodig nadere informatie over bepaalde onderwerpen verzamelen door voorgesprekken met andere (meer deskundige) deelnemers aan de vergadering;
  • het zich prepareren op een eventuele persoonlijke bijdrage aan de discussie. 


Terug naar begin van deze pagina





Tot de taken van de voorzitter behoren:

  1. Het besturen van de afdeling tesamen met andere bestuursleden.
  2. Het controleren en signaleren van onvolmaaktheden van de regelgeving van de statuten en huishoudelijk reglement.
  3. Het bewaken van de doelstellingen van de vereniging en het activeren van de verwezenlijking van de doelstellingen, dit tesamen met de overige bestuursleden.
  4. Het coördineren van alle afdelings-activiteiten, tenzij anders afgesproken.
  5. Het tot stand brengen en in stand houden van een goedwerkendgeheel van bestuursorganen en daarvan afgeleide werkgroepen, commissies e.d.
  6. Het delegeren van werkzaamheden naar verantwoordelijke bestuurders en werkgroepen, commissies e.d.
  7. Het toezicht houden op de uitvoering van besluiten die door de bestuursorganen zijn genomen.
  8. Het uitvoeren van de in het huishoudelijk reglement genoemde regels, te weten:
    1. Oproepingen tot een bestuursvergadering geschiedt door de voorzitter of secretaris in onderling overleg.
    2. Het leiden van de bestuursvergaderingen en ledenvergaderingen.
    3. Het aanzoeken van een notulist(e), tenzij de secretaris zelf notuleert.
  9. De agendapunten van de vergaderingen, in overleg met de secretaris, zoveel mogelijk voorzien van schriftelijke informatie per agendapunt.
  10. Het controleren van de notulen, welk door de secretaris worden bewaard en het ondertekenen van de notulen nadat deze vastgesteld zijn in een bestuursvergadering en of ledenvergadering.
  11. Het zorgdragen voor het doen plaatshebben van een schriftelijke stemming indien de voorzitter dit wenselijk acht of één van de stemgerechtigden dit voor de stemming verlangt. Dit geschiedt bij ongetekende, gesloten briefjes.
  12. Dat in alle geschillen omtrent stemmingen, niet bij de statuten voorzien, de voorzitter van de vergadering beslist.
  13. Het door de voorzitter van de vergadering uitgesproken oordeel dat door het bestuur c.q. de test leden een besluit is genomen, is beslissend.
  14. Om er op toe te zien dat door de penningmeester na afloop van elk boekjaar een balans en een staat van baten en lasten met toelichting aan de ledenvergadering ter vaststelling wordt aangeboden, vergezeld van een rapport van een door de ledenvergadering benoemde kascommissie.
  15. Om er op toe te zien dat deze jaarstukken, alsmede het jaarverslag van de secretaris, na afloop van elk boekjaar worden behandeld en vastgesteld ter ledenvergadering.
  16. Om er op toe te zien dat de jaarstukken worden opgenomen in de notulen van de betreffende ledenvergadering en mede door de voorzitter en de notulist (meestal secretaris) worden ondertekend.
  17. Om er op toe te zien dat de penningmeester decharge wordt verleend, mits de jaarstukken zonder voorbehoud zijn vastgesteld.
  18. Om er op toe te zien dat de vermogenstoestand van de afdeling en van al haar handelingen zodanig aantekeningen wordt gehouden dat daaruit te allen tijde de rechten en verplichtingen van de afdeling kunnen worden gekend.
  19. Om er op toe te zien dat de secretaris, binnen drie maanden na afloop van elk boekjaar, een jaarverslag opmaakt en deze aan de ledenvergadering ter vaststelling aanbiedt.
  20. Om mee te draaien in een samengesteld dienstrooster tijdens de bijeenkomsten.
  21. Om er op toe te zien dat de secretaris de leden van de afdeling tenminste 14 dagen voor de dag waarop de ledenvergadering wordt gehouden, een schriftelijke uitnodiging voor het bijwonen van deze vergadering hebben ontvangen. (Art.10.1)
  22. Om er op toe te zien dat de secretaris aan de leden bekend maakt op welke wijze zij kandidaten kunnen stellen voor de te vervullen vacatures binnen een afdelingsbestuur.
  23. De termijn voor de kandidaat-stelling eindigt 24 uur voor de aanvang van de ledenvergadering.
  24. Deze termijn dient in de uitnodiging aan de leden bekend te worden gemaakt. (Art.10.4)
  25. Om er op toe te zien dat, indien er een niet op te lossen probleem binnen de afdeling ontstaat het afdelinsbestuur binnen drie weken een ledenvergadering belegt en hierbij ook het hoofdbestuur uitnodigt, welke die vergadering ook zal leiden.
  26. Om er op toe te zien dat de secretaris per aangetekend schrijven bericht zendt aan de bank, spaarbank, postbank en eventueel Kamer van Koophandel na zijn/haar verkiezing.
  27. Om er op toe te zien dat afgetreden bestuursleden binnen 14 dagen na aftreden hun tot het verenigingswerk behorende bezittingen hebben overgedragen aan het hen opvolgende bestuurslid.


Terug naar begin van deze pagina





Tot de taken van de secretaris behoren:

  1. Het besturen van de afdeling tesamen met andere bestuursleden.
  2. Het controleren en signaleren van onvolmaaktheden van de regelgeving van de statuten en huishoudelijk reglement.
  3. Het op verzoek van de voorzitter verzenden van de agenda voor de bestuurs- en ledenvergaderingen voorzien van een toelichting op de agendapunten.
  4. Het uitschrijven van een vergadering op verzoek van de voorzitter.
  5. Te zorgen dat de oproep tot een vergadering tenminste 14 dagen tevoren geschiedt.
  6. Op de oproepingsbrieven plaats en tijdstip van de vergadering en de te behandelen onderwerpen te vermelden, dit alles in overleg met de voorzitter.
  7. Er op toe te zien dat er ter vergadering geldige besluiten worden genomen, hetgeen alleen kan, indien de meerderheid van de in functie zijnde bestuursleden ter vergadering aanwezig of vertegenwoordigd is.
  8. Het administreren van een schriftelijke stemming, indien zo'n stemming door de voorzitter, een ander bestuurslid of door een stemgerechtigd-lid voor de stemming wordt verlangd.
  9. Het notuleren van de bestuurs- en ledenvergaderingen tenzij anders geregeld.
  10. Het controleren van de notulen, tesamen met de voorzitter, indien zij door derden zijn uitgewerkt.
  11. Het bijhouden en verwerken van mutaties in de samenstelling van het bestuur en deze binnen 4 weken door te geven aan de secretaris van het hoofdbestuur. (Art.8.3)
  12. Het beheren van het rooster van aftreden van bestuursleden door:
    1. Het attenderen van bestuursleden op hun statutaire aftreding.
    2. Het voorleggen van de vraag of een aftredend bestuurslid zich herkiesbaar stelt.
    3. Het agenderen van periodieke bestuursverkiezingen als herbenoeming.
  13. Het maken van het jaarverslag en deze aan te bieden ter vaststelling aan de ledenvergadering binnen drie maanden na afloop van het boekjaar.
  14. Het ondertekenen van de notulen, tesamen met de voorzitter, nadat deze ter vergadering ter vaststelling zijn aangeboden en zijn vastgesteld met inachtneming van eventueel aangebrachte wijzigingen door de vergadering.
  15. Het verzorgen van alle correspondentie binnen en buiten de afdeling.
  16. Het onderhouden van schriftelijke contacten met andere (rechts)personen t.b.v. de afdeling.
  17. Het onderhouden van contacten met diverse instanties in overleg met de overige bestuursleden.
  18. Het overleggen van voornoemde correspondentie aan de overige bestuursleden.
  19. Het uitnodigen en bevestigen van gemaakte afspraken met organisaties, mediums en sprekers, tenzij anders is geregeld.
  20. Het telkenmale in contact treden met en contact onderhouden met de penningmeester, m.b.t. leden, inschrijvingen, opzeggingen etc.
  21. Het verzorgen van alle voorkomende administratiewerkzaamheden m.b.t. alle bijeenkomsten.
  22. Het samenstellen van draaiboeken, indien nodig voor de bijeenkomsten, in overleg met het bestuur.
  23. Om, indien nodig, voor de uitvoering van diverse taken m.b.t. bijeenkomsten, die vergaderingen bij te wonen waar deze aan de orde komen, eventueel samen met een van de overige bestuursleden.
  24. Het meedraaien in een samengesteld dienstrooster tijdens de bijeenkomsten.
  25. Het verzorgen van alle niet genoemde administratieve werkzaamheden welke voortvloeien uit het goed besturen van de afdeling en uit de organisatie van de door de afdeling georganiseerde activiteiten.
  26. Het schriftelijk afwikkelen van benoemingsprocedures van bestuursleden, alsmede het ontvangen en verwerken van een schriftelijke bevestiging van de aanvaarding van de bestuursfunctie.
  27. Het verzorgen van de correspondentie indien een bestuurslid wordt ontslagen door het bestuur of de edenvergadering en of op eigen verzoek wordt ontslagen.
  28. Het schriftelijk doorgeven van voornoemde correspondentie aan de secretaris van het hoofdbestuur.
  29. Het bijhouden en het verzorgen van het archief.
  30. Het schriftelijk uitnodigen van de leden van een afdeling, tenminste 14 dagen voor de dag waarop de ledenvergadering wordt gehouden. (Art.10.1)
  31. Het schriftelijk bekend maken aan de leden van een afdeling op welke wijze zij zich kandidaat kunnen stellen voor de te vervullen vacatures binnen een afdelingsbestuur.
    De termijn voor de kandidaatstelling eindigt 24 uur voor de aanvang van de vergadering en deze termijn dient in de uitnodiging aan de leden bekend te worden gemaakt. (Art.10.5)
  32. Om, per aangetekend schrijven, bericht te zenden aan de bank, spaarbank, postbank en eventueel Kamer van Koophandel na de verkiezing van een bestuurslid.
  33. Het direct schriftelijk op de hoogte stellen van de secretaris van het hoofdbestuur en de ledenadministrateur van eventuele bestuurswisselingen. (Art.8.3)
  34. Het zorgdragen voor de inlevering van geldmiddelen, bezittingen en of administratieve stukken van de afdeling, binnen 14 dagen na aftreden van het betreffende bestuursleden en deze overdragen aan zijn opvolger.


Voor de hieronder genoemde stukken dient de termijn van verzending strikt in acht te worden genomen

Benaming van de correspondentie Verzenden uiterlijk: Aan:
Agenda bestuursvergadering 1 week voor de bestuursvergadering Afd.bestuur
Notulen vorige bestuursvergadering 1 week voor de bestuursvergadering Afd.bestuur
Agenda ledenvergadering 2 weken voor de ledenvergadering Leden
Agenda ledenvergadering 2 weken voor de ledenvergadering Secr. H.B.
Notulen vorige ledenvergadering 2 weken voor de ledenvergadering Leden
Notulen vorige ledenvergadering 2 weken voor de ledenvergadering Secr. H.B.
Jaarverslag van de afdeling 2 weken voor de (voorj-)ledenvergadering Leden
Jaarverslag van de afdeling 2 weken voor de (voorj-)ledenvergadering Secr. H.B.
Lijst samenstelling afd.bestuur direct na de ledenvergadering Secr. H.B.
Lijst samenstelling afd.bestuur direct na de ledenvergadering Ledenadm.
Notulen ledenvergadering 4 weken na de ledenvergadering Secr. H.B.
Opgave kandidaten landelijke vakatures 5 weken voor de A.V. Secr. H.B.
Opgave afgevaardigden A.V. 5 weken voor de A.V. Secr. H.B.
Opgave afdelingsvoorstellen 5 weken voor de A.V. Secr. H.B.
Verlies van afdelingsbezittingen direct Pennm. H.B.
Overige correspondentie direct Secr. H.B.
Rooster voor plaatsing Tijdschrift 6 weken voor verschijnen Ledenadm.
Aanvraag briefpapier, Brochures etc. direct C.B.B.H.
Aanvraag info-pakketten en statuten voor kandidaatleden direct C.B.B.H.


Aan de voorzitter is opgedragen toezicht te houden op de tijdige verzending van de genoemde stukken.
De secretaris zal hem dus op de hoogte stellen van de verzending van deze stukken.



Terug naar begin van deze pagina





Tot de taken van de penningmeester behoren:

  1. Het besturen van de afdeling tesamen met de andere bestuursleden.
  2. Het controleren en signaleren van onvolmaaktheden van de regelgeving van de statuten en huishoudelijk reglement.
  3. Om toe te zien op dagelijkse gang van zaken m.b.t. het beheer van de financiële middelen van de stichting en de afdeling, waaronder het doen van alle verschuldigde betalingen namens en door de stichting of de afdeling.
  4. Het werken met een door de ledenvergadering goedgekeurde begroting en voornoemde begroting van de afdelingen als grondslag te laten dienen voor financiële beheersactiviteiten.
  5. Het doen van uitvoerend werk bij het opstellen van een jaarlijkse ontwerpbegroting met toelichting.
  6. Het als beheerder van de financiën bevorderen dat de begroting ook als besturingshulpmiddel wordt gebruikt.
  7. Om er op toe te zien dat door de opzet en inrichting van de begroting deze:
    1. een beeld geven van het op korte termijn te voeren financieel beleid.
    2. een kader biedt voor de inrichting van de financiële administratie.
  8. Om er op toe te zien dat het begrotingsmodel mede bepalend zal zijn voor de vormgeving van:
    1. de periodieke rapportering door de penningmeester ten dienste van de bestuurlijke begrotingsbewaking.
    2. de jaarlijkse rekening en verantwoording.
  9. De zorg om mutaties door te voeren in de administratie, betreffende:
    1. entreegelden bijeenkomsten.
    2. contributiegelden leden
    3. begunstigingen t.b.v. de stichting of de afdeling.
  10. Om toestemming aan de bestuurders te verlenen tot het doen van uitgaven in alle gevallen waar in bestuursvergadering en of ledenvergadering besluiten over zijn genomen.
  11. Het zorgen voor het bijhouden van de financiële administratie m.b.t. de ledenbestanden d.m.v. het:
    1. verwerken van gegevens op een kaartsysteem en/ of computer.
    2. verzenden en invullen van accept-giro's en na ontvangst van de gelden, verstrekken van o.a. de lidmaatschapskaarten.
    3. verzorgen van alle niet genoemde financiële correspondentie t.b.v. de leden en of andere (rechts)personen.
  12. Het schriftelijk contact onderhouden met andere (rechts)personen t.b.v. bijeenkomsten met betrekking tot financiële aangelegenheden.
  13. Het verzorgen van de benodigde verzekeringen welke nodig zijn voor een prettig verloop van de bijeenkomsten en dienen ter bescherming van de goederen welk in bezit zijn van de bestuurders t.b.v. de afdeling en dienen tot bescherming van de deelnemers aan de bijeenkomsten.
  14. Alle voorkomende werkzaamheden inzake de financiële administratie van alle georganiseerde bijeenkomsten.
  15. Om er op toe te zien dat de inkomsten en uitgaven van een bijeenkomst door twee personen worden vastgesteld en de bedragen op een door hen ondertekend bewijsstuk schriftelijk worden vastgelegd. (Art.7.3)
  16. Het beheren van de inventaris van de afdeling, tenzij anders bepaald.
  17. Het meedraaien in een samengesteld dienstrooster tijdens de bijeenkomst.
  18. Het verzorgen van alle niet genoemde financiële administratieve werkzaamheden welke voortvloeien uit het goed besturen van de stichting en de afdeling en uit de organisatie van alle door de afdeling georganiseerde activiteiten.
  19. Het beheren van het vermogen van de stichting en de afdeling welk vermogen o.a. wordt gevormd door ontvangen ledengelden, schenkingen, erfstellingen en legaten of andere bevoordelingen, ten doel hebbend het vermogen van de afdeling of de stichting te vermeerderen.
  20. Het verzorgen van een balans en een staat van baten en lasten met toelichting, welke bescheiden, getekend door de penningmeester en vergezeld van een rapport van de door de ledenvergadering benoemde kascommissie, uiterlijk 14 dagen voor de ledenvergadering door de penningmeester aan de ledenvergadering ter vaststelling wordt aangeboden.
  21. Om er op toe te zien dat de ledenvergadering de penningmeester décharge verleent.
  22. Om er op toe te zien dat het bestuur binnen twee maanden na afloop van elk boekjaar de jaarstukken behandelt en vaststelt.
  23. Om er op toe te zien dat de jaarstukken in de notulen van de betreffende bestuursvergadering worden opgenomen en mede door de voorzitter en de notulist(e) worden ondertekend.
  24. Om er op toe te zien dat de jaarstukken in de notulen van de betr. ledenvergadering worden opgenomen en mede door de kascommissie worden ondertekend.
  25. Het ontvangen van decharge voor al zijn handelingen in het afgelopen boekjaar, als de jaarstukken zonder voorbehoud worden vastgesteld.
  26. Het zodanig aantekening te (doen) houden van de vermogenstoestand van de stichting en de afdeling en van al haar handelingen dat daaruit te allen tijde de rechten en verplichtingen van de stichting en de afdeling kunnen worden gekend.
  27. Het zorgdragen voor de beëindiging van het lidmaatschap na een daartoe ontvangen mededeling van het betreffende lid of als het lidmaatschapsgeld van enig jaar niet is ontvangen voor 1 januari of 1 juli van dat betreffende jaar na tweemaal een schriftelijk verzoek tot betaling gedaan te hebben.
  28. Om er op toe te zien dat de contributie vooruit wordt geïnd waarvan de hoogte van het bedrag wordt vastgesteld door de A.V.
  29. Het eventueel schriftelijk in contact treden met de leden, die niet voor voornoemde periode het vastgestelde bedrag hebben gestort op de bank- of girorekening van de afdeling.
  30. Om er op toe te zien dat de door het hoofdbestuur voorgeschreven formulieren worden gebruikt.
  31. Om er op toe te zien dat alle uitgaven gedekt zijn door behoorlijke kasbewijzen die getekend zijn door degene die de betaalde gelden heeft ontvangen.
  32. Om er op toe te zien dat er in de boekhouding van de penningmeester geen privé-zaken worden betrokken.
  33. Het maken van een financieel kwartaal-verslag voor het stichtingsbestuur. (Art.10.1)
  34. Het zenden van een overzicht van de mutaties in het ledenbestand naar de ledenadministrateur vóór 15 december, 15 maart, 15 juni en 15 september.
  35. Het overmaken van de afdracht aan de centrale kas, binnen een maand na ontvangst van de nota.
  36. Het tenminste 14 dagen voor de jaarlijks te houden voorjaars-ledenvergadering de balans, verlies en winstrekening en de begroting aan de leden toe te zenden, zo ook aan de penningmeester van het hoofdbestuur, via de secretaris, samen met een convocatie voor de ledenvergadering. (Art.12.1)
  37. Het bijhouden en actualiseren van de ledenadministratie, eventueel samen met de secretaris.
  38. Dat bij het aantreden van een nieuwe penningmeester deze zorg draagt voor:
    1. het aanvragen van een nieuw formulier voor veranderingen van de gemachtigden van de giro- en of bankrekening(en).
    2. dat dit formulier door de penningmeester, voorzitter en secretaris wordt ingevuld en ondertekend.
    3. dat dit formulier wordt ingeleverd bij de postbank of bank.
    4. dat indien er gelden van een afdeling berusten bij een (spaar)bank dat de opgaaf van de nieuwe penningmeester per aangetekend schrijven wordt verzonden naar de instelling.
    5. dat er een kopie van dit schrijven wordt bewaard in het afdelingsarchief.
Voor de hieronder genoemde stukken dient de termijn van verzending strikt in acht te worden genomen

Benaming van de correspondentieVerzenden uiterlijk:Aan:
Financieel verslag van de afdeling 1 februari Pennm. H.B.
Financieel verslag van de afdeling 2 weken voor de (voorj.-)ledenvergadering Leden
Adreswijzigingen leden direct Ledenadm.
Mutaties ledenbestand vˇˇr 15 dec, 15 mrt, 15 jun, 15 sep. Ledenadm.
Declaraties aan H.B. 1 maand na het ontstaan onkosten Pennm. H.B.
Overige correspondentie direct Pennm. H.B.


Aan de voorzitter is opgedragen toezicht te houden op de tijdige verzending van de genoemde stukken.
De penningmeester zal hem dus op de hoogte stellen van de verzending van deze stukken.

Terug naar begin van deze pagina

Terug naar het Huishoudelijk Reglement



Deze pagina is voor het laatst veranderd op 17 oktober 2009